Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường Đại Học

Giới Thiệu

Quản lý sinh viên là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động

và học tập của sinh viên trong các trường Đại học cũng để nâng cao về công nghệ thông tin.

Quản lý sinh viên trong các trường Đại học chính là quản lý quá trình học tập, trong đó có tất cả hồ sơ của sinh viên và điểm trong quá trình học tập tại trường đều được lưu trong chương trình “ Quản lý sinh viên”

Trong quản lý sinh viên có nhiều đầu điểm, có nhiều môn và có điểm của nhiều lần thi. Chương trình “ Quản lý sinh viên gồm nhiều lĩnh vực như quản lý họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tốc, nơi sinh….”

Xây dựng chương trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý họ tên, ngày sinh, điểm. Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái j và quản lý như thế nào để công việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ công nhân viên.

Mở Đầu

Ngày nay, tin học đã có những bước tiến nhanh chóng về ứng dụng của nó trong mọi lĩnh vực của cuộc sống trên phạm vi toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.Tin học được người ta quan tâm và nhắc đến nhiều hơn bao giờ hết vì nó là một phần không thể thiếu trong cuộc sống văn minh,góp phần đẩy mạnh công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, tiến đến nền kinh tế tri thức. Máy vi tính cùng với những phần mềm là công cụ đắc lực giúp ta quản lý, tổ chức, sắp xếp và xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

Ở Việt Nam hiện nay, máy tính điện tử đặc biệt là máy vi tính trong nhiều năm qua đã được sử dụng rất rộng rãi. Sự phát triển của tin học, các công nghệ phần mềm, phần cứng, các tài liệu tham khảo đã đưa chúng ta từng bước tiếp cận với công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực nhằm đáp ứng nhu cầu của con người.

Quản lý sinh viên là một đề tài không còn mới mẻ với các bài toán quản lý. Việc đưa tin học vào ứng dụng để quản lý là rất hữu ích, vì chúng ta phải bỏ ra rất ít thời gian mà lại thu được hiệu quả cao, rất chính xác và tiện lợi nhanh chóng.Trong phạm vi bài báo cáo nhóm chúng em đã được đề cập đến vấn đề “Quản lý sinh viên” ở trường ĐH Thông Tin Liên Lạc bằng máy vi tính.

Với khoảng thời gian không nhiều, vừa phân tích thiết kế, nghiên cứu tìm hiểu khai thác ngôn ngữ mới, vừa thực hiện chương trình quả là khó khăn đối với chúng em. Bởi “Quản lý sinh viên” là một đề tài có nội dung rộng, mặt khác khả năng am hiểu về hệ thống của nhóm em vẫn còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên trong quá trình làm vẫn còn có nhiều sai xót nên chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cùng toàn thể các bạn trong lớp để bài tập của chúng em được hoàn thiện.

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: PHÂN TÍCH YÊU CẦU

1.1 Tính Cấp Thiết Của Đề Tài

1.2 Mục Đích Và Yêu Cầu Của Đề Tài

1.3 Khảo Sát Hệ Thống Thực Tế

1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên

1.3.2 Quản lý lớp học

1.3.3 Quản lý môn học và hệ số môn học

1.3.4 Quản lý điểm của sinh viên

1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin về sinh học

1.4 Nhược Điểm Của Phương Pháp Thủ Công

1.5 Ưu Điểm Của Phương Pháp Thủ Công

1.6 Yêu Cầu Đổi Mới Hệ Thống

1.7 Ưu Điểm Của Hệ Thống Mới

1.8 Mô Tả Các Loại Người Dùng Hệ Thống

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH VIÊN

2.1 Sơ Đồ Phân Cấp Chức Năng Hệ Thống

2.2 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Ở Mức Khung Cảnh

2.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Phân Rả Chức Năng Quản Lý Hồ Sơ

2.4 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh

2.5 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Phân Rả Chức Năng Quản Lý Điểm

2.6 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Phân Rả Chức Năng Quản Lý Môn Học

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHO CHƯƠNG TRÌNH

3.1 Form Đăng Nhập

3.2 Form Chính Của Chương Trình

3.3 Form Hệ Thống

3.4 Form Chức Năng

3.5 Form Thông Tin Phần Mềm

3.6 Menu Phần Mềm

3.6.1 Bảng Sinh Viên

3.6.2 Bảng Giáo Viên

3.6.3 Bảng Lớp

3.6.4 Bảng Khoa

3.6.5 Bảng Môn Học

CHƯƠNG I: PHÂN TÍCH YÊU CẦU

1.1 Tính Cấp Thiết Của Đề Tài

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cộng nghệ thông tin và cùng với sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vưc của đời sống xã hội thì việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu cấp bách, nó là một trong những yếu tố không thê thiếu nhằm nâng cao chất lượng và hiêu quả trong công tác quản lý.

Trong lĩnh vực quản lý sinh viên việc điều chỉnh và bổ sung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ rang, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém.

Do đó tin học hóa các hoạt động trong nhà trường vào “Quản lý sinh viên” ngày càng trở nên cần thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp cho con người thoát khỏi lao động thủ công, nâng cao hiệu quả của công việc, tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

1.2 Mục Đích Và Yêu Cầu Của Đề Tài

Quản lý sinh viên là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và học tập của sinh viên trong các trường Đại học cũng để nâng cao về công nghệ thông tin.

Bộ phận quản lý điểm lập danh sách thi, lập bảng điểm theo lớp, bảng điểm cho từng cá nhân dựa theo danh sách lớp, hồ sơ sinh viên… Bộ phận này sẽ lấy thông tin điểm quá trình từ giáo viên giảng dạy nhập vào các bảng điểm, cập nhật điểm thi ngay sau khi có kết quả thi. Tổng hợp điểm và tính ra điểm trung bình của từng sinh viên theo hệ số 10. Tất cả được in ra để gửi tới các lớp và được lưu lại để tiện theo dõi.

Bảng điểm bao gồm các loại sau:

- Bảng điểm tổng hợp: là bảng điểm của tất cả các môn. Trong đó sẽ có điểm quá trình, điểm thi và điểm trung bình môn.

- Bảng điểm tổng hợp cuối mỗi kỳ sẽ được in và gửi tới các lớp để sinh viên biết điểm.

- Bảng điểm học phần: Là bảng điểm thống kê theo từng học phần sẽ được tra cứu theo từng học kỳ.

- Bảng điểm cá nhân: là bảng điểm chứa tất thông tin điểm tất cả các môn học của 1 sinh viên. Với tình hình hiện nay, với số lượng sinh viên ngày càng nhiều, công tác quản lý điểm cho sinh viên ngày càng được chú trọng hơn. Đặc biệt hơn nữa là có sự hỗ trợ to lớn từ máy tính. Việc xây dựng hệ thống quản lý điểm bằng máy tính dựa trên phương pháp quản lý mới,khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ để xây dựng hệ thống mới khả thi hơn.Công tác quản lí điểm phục vụ cho sinh viên là chủ yếu, ngoài ra bảng điểm sinh viên được lưu trừ ở kho hồ sơ của trường. theo hệ thống cũ, mọi hồ sơ được lưu bằng các văn bản, giấy tờ, hiện nay để làm giảm các công việc thì các bảng điểm và các công tác tính điểm được thực hiện bởi máy tính và phần mềm quản lí điểm sinh viên. Như vậy phần mềm này đã góp sức làm giảm thiểu sai sót, và làm công việc quản lí điểm tốn ít thời gian hơn.

Hiện nay các trường đại học của Việt Nam, cũng như các doanh nghiệp đang trong tiến trình ứng dụng mạnh mẽ sự phát triển của công nghệ thông tin vào quản lý. Mới đầu chỉ là những máy tính cá nhân đơn giản và cho đến nay là các mạng thông tin phức tạp. Tuy nhiên do đặc điểm công nghệ thông tin của Việt Nam mới trong quá trình phát triển nên mặc dù đã quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhưng các phần mềm hệ thống, các phần mềm trợ giúp hoặc phần mềm quản lý có thể thay thế hoàn toàn công việc thủ công chưa được quan tâm. Với chương trình “quản lý sinh viên” này hy vọng sẽ giúp cho công tác quản lý sinh viên diễn ra đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn

1.3 Khảo Sát Hệ Thống Thực Tế

1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên

Quản lý hồ sơ sinh viên trong trường đại học là một vấn đề cần đề cập đến.Việc quản lý hồ sơ không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến việc theo dõi sinh viên và những việc liên quan đến sinh viên đang theo học tại trường đại hoc cũng như những sinh viên đã ra trường. Quản lý hồ sơ sinh viên tốt sẽ giúp đỡ chúng ta biết được thông tin về sinh viên đó.

Khi mà chúng ta muốn biết thông tin về ai đó thì chúng ta có thể sử dụng hồ sơ mà chúng ta quản lý để tìm thông tin vê họ. chẳng hạn như: sinh viên thuộc diện ưu tiêm nào? tình trạng nghỉ học của sinh viên, sinh viên chuyển lớp.

1.3.2 Quản lý lớp học

Lóp học là đơn vị cơ bản để quản lý sinh viên trong trường đại học tùy theo từng trường mà trong lớp học chỉ có sinh viên học theo nghành khác nhau một lớp học thường bao gông các thông tin sau: mã lớp,tên lớp.

1.3.3 Quản lý môn học và hệ số môn học

Lớp học là đơn vị học tập của từng sinh viên. Muốn cho một lớp học nào đó học môn này, thì cần phải có thông tin về môn học này trong danh sách các mô học của trường.

1.3.4 Quản lý điểm của sinh viên

Quản lý điểm trong trường đại học thì hầu hết các trường đều làm khá tốt không còn tình trạng nhầm điểm hay sai điểm. điểm trong trường đại học là điểm có rất nhiều đầu điểm với nhiều hệ số. vì vậy việc quản lý cũng hết sức khố khăn, đặc biệt là khâu tính điểm trong trường đại học gồm những đầu điểm:điểm lý thuyết lần 1, điểm thực hành lần 1, điểm lý thuyết lần 2, điểm thực hành lần 2, điểm trung bình học kỳ, điểm trung bình năm.

1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin về sinh học

Trong các trương đại học việc tìm kiếm còn là vấn đề mà chúng ta cần quan tâm. Việc tìm kiếm một sinh viên gặp rất nhiều khó khăn như: các sinh viên khá, giỏi, những sinh viên là cán bộ lớp…

1.4 Nhược Điểm Của Phương Pháp Thủ Công

Lưu giữ thông tin về sinh viên, giáo viên phức tạp phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách nên rất cồng kềnh, nơi lưu giử không được thuận tiện , cần nhiều nhân viên.

Khi cần tìn kiếm thông tin về sinh viên, giáo viên sẽ mất thời nhiều thời gian vì phải trực tiếp đi tìm các thông tin đó trong những giấy tờ sổ sách đã được ghi chép lại.

1.5 Ưu Điểm Của Phương Pháp Thủ Công

Vốn đầu tư ít tốn kém hơn, các thiết bị tin học, các phần mềm tin học cho việc quản lý không cần phải đầu tư.

Tóm lại phương pháp thủ công không phù hợp trong quản lý sinh viên vì quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ rất phức tạp, hệ thống này đòi hỏi phải có lưc lượng lớn nhân viên để thực hiện các công việc. Do đó sẽ tạo ra một bộ máy cồng kềnh hoạt động kém hiệu quả. Khả năng đáp ứng không cao.

Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và phù hợp với sự phát triển của xã hội ngày nay, việc thay đổi hệ thống quản lý thủ công bằng một hệ thống quản lý mới tối ưu hơn là một điều tất yếu.

1.6 Yêu Cầu Đổi Mới Hệ Thống

Với sự trợ giúp đắc lực của khoa học và công nghệ thông tin, đặc biệt là những ứng dụng của công nghệ thông tin, hệ thống quản lý sinh viên phải đáp ứng được những nhu cầu sau:

- Hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công

-Chủ động trong việc nắm bắt thông tin

-Tìm kiếm trong điều kiện bất kỳ

-Lưu giữ được thông tin trong một thời gian dài

1.7 Ưu Điểm Của Hệ Thống Mới

- Rút ngắn được thời gian chờ đợi của sinh viên

-Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về sinh viên sẽ dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. việc lưu giữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi lưu trữ lớn, các thông tin về sinh viên sẽ chính xác và nhanh chóng

-Liệc kê định kỳ từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng với chức năng xử lý hệ thống mới sẽ rút ngắn công việc của nhân viên quản lý và giảm số lượng nhân viên quản lý, tránh tình trạng dư thừa

1.8 Mô Tả Các Loại Người Dùng Hệ Thống

Người dùng được chia làm hai đối tượng chính:quản lý hệ thống và người truy cập hệ thống để xem thông tin

Quản lý hệ thống có quyền cập nhật,chỉnh sửa thông tin trong toàn hệ thống.với hệ thống “quản lý sinh viên” người quản lý hệ thống có chức năng cập nhật thông tin về sinh viên như:họ tên, ngày sinh, quê quán, ngành hoc, lớp học, điểm…..

- Quản Lý Sinh Viên : Hệ thống sẽ nhập danh sách sinh viên có sẵn tại phòng đào tạo, thêm sửa thông tin sinh viên, và xóa sinh viên trong trường hợp sinh viên bị thôi học hoặc nguyên nhân nào đó

- Quản Lý Môn Học -Thêm môn học: Thêm môn học cho sinh viên sau khi có được danh sách các môn học trong học kỳ của sinh viên.Trong trường hợp có sinh viên học lại hoặc học thêm môn học khác, bộ môn phải thêm vào. Và hệ thống quản lý cũng phải thêm môn học cho sinh viên để quản lý điểm môn đó

Xóa môn học: nếu môn học bị thêm nhầm cho sinh viên, hệ thống có thể xóa đi. Theo Dõi Xử Lý Điểm: Quá trình này,là quá trình cốt lõi của hệ thống, nó bao gồm các chức năng con:

- Nhập Điểm: Hệ Thống Sẽ nhận Điểm Từ Giáo viên bộ môn và nhập vào hệ thống điểm Lần 2 hệ thống sẽ nhập nguồn điểm từ kết quả thi của sinh viên trong kỳ thi. Sau đó , tổng điểm của cả hai lần và đưa ra kết quả cuối cùng.

- Sửa Điểm: Sau khi báo điểm cho sinh viên nếu có sai xót có thể sửa lại Người truy cập hệ thống là những người cần lấy thông tin cần thiết từ hệ thống, và đối tượng này khi truy cập vào hệ thống để xem thông tin cần có tài khoản. Đối tương này chỉ có quyền truy nhập xem thông tin chứ không thể cập nhật,sửa đổi thông tin trong hệ thống

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH VIÊN

2.1 Sơ Đồ Phân Cấp Chức Năng Hệ Thống

Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống phần mềm quản lý sinh viên

2.2 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Ở Mức Khung Cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh được xây dựng nhằm mô tả công việc chung của toàn bộ hệ thống và các tác nhân ngoài cùng các luồng thông tin

Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh

2.4 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là sự chi tiết hóa các chức năng xử lý ở mức khung cảnh, còn các luồng dữ liệu vào ra và các tác nhân ngoài hệ thống ở mức khung cảnh vẫn được bảo toàn đồng thời có bổ sung thêm các luồng dữ liệu và các kho dữ liệu nội bộ