Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

Đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý khách sạn.

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu hướng phát triển của những năm gần đây du lịch là một trong những ngành có độ tăng trưởng cao nhất cả nước. Rất nhiều khách sạn đua nhau phát triển liên tục và nhanh chóng theo sự phát triển của xã hội về qui mô và chất lượng.

Hiện nay, các khách sạn phải trực tiếp tiếp nhận, quản lý một khối lượng lớn và thường xuyên nhiều loại khách, cùng với hàng loạt dịch vụ phát sinh theo nhu cầu của khách hàng. Do đó, công việc quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn ngày càng phức tạp hơn.

Hơn nữa, công tác quản lý không chỉ đơn thuần là quản lý về lưu lượng khách đến với khách sạn, sử dụng các loại hình dịch vụ … mà công việc quản lý còn phải đáp ứng nhu cầu về việc báo cáo các loại hình doanh thu, tình hình kinh doanh của khách sạn … để từ đó có thể đưa ra định hướng và lập kế hoạch phát triển cho công việc kinh doanh đó. Nhưng với việc lưu trữ và xử lý bằng thủ công như hiện nay thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân lực mà không đem lại hiệu quả cao. Do đó cần phải tin học hóa hình thức quản lý, cụ thể là xây dựng một phần mềm để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện, thống nhất và đạt hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Do những nhu cầu trên nên nhóm chúng em quyết định chọn đề tài “Quản lý khách sạn ” .

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN
1.1 Mô tả bài toán
1.2 Tính cấp thiết của đề tài
1.2.1 Hiện trạng quản lý khách sạn hiện nay có một số hạn chế sau:
1.3 Người sử dụng hệ thống

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Sơ đồ chức năng
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.1Mô hình dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram):
2.3 Mô Hình Quan Hệ

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
3.1 Form Đăng Nhập
3.2 Giáo Diện Chính Của Chương Trình
3.2.1 Form Tình Trạng Phòng
3.2.2 Form Nhập Phòng
3.2.3 Form Trả Phòng
3.2.4 Form Hóa Đơn
3.2.5 Form Quản Lý Phòng
3.2.6 Form Quản Lý Nhân Viên
3.2.7 Form Thống Tin Cá Nhân
3.3 Hướng Phát Triển Của Đề Tài
3.4 Phân Công Nhiệm Vụ

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN

1.1 Mô tả bài toán

Một khách sạn yêu cầu viết một phần mềm quản lý khách sạn. Chương trình cho phép quản lý khách thuê phòng, quản lý phòng, trang thiết bị trong phòng và nhân viên.

Chương trình cung cấp cho người dùng một tài khoản đăng nhập và đăng xuất để sử dụng hệ thống quản lý này. Với một tài khoản đăng nhập hệ thống sẽ xác định người đăng nhập là nhân viên hay quản lý để cung cấp quyền hạn tương ứng cho từng tài khoản đăng nhập.

Nhân viên hay quản lý phải nhập các thông tin của khách hàng (tên, số CMND, điện thoại,…) khi khách đặt phòng hay thuê phòng.. Khi một phòng được cho thuê hoặc có người đặt phòng thì nhân viên cập nhật tình trạng phòng. Khi đến ngày nhận phòng, nếu khách hàng đến nhận phòng thì nhân viên phải cập nhật lại tình trạng phòng là thuê phòng; nếu khách hàng không đến nhận phòng đúng thời hạn hoặc hủy đặt phòng trước thời hạn thì nhân viên phải hủy thông tin khách hàng và cập nhật lại tình trạng phòng là phòng trống.

Ngoài ra, nhân viên phải ghi nhận loại thiết bị và số lượng trong mỗi phòng. Nhân viên có quyền thêm, xóa và cập nhật lại các thiết bị trong phòng. Khi khách hàng thuê phòng nếu có yêu cầu thêm trang thiết bị trong phòng thì nhân viên phải bổ sung thông tin về trang thiết bị trong phòng nếu yêu cầu của khách được đáp ứng.

Trong khách sạn còn có sẵn các dịch vụ (massage, tắm hơi,…) để phục vụ khách hàng. Khi khách có nhu cầu thì nhân viên phải ghi nhận tiền dịch vụ để tính vào tổng tiền.

Khi khách hàng trả phòng, hệ thống sẽ tự động tính tiền thuê phòng, tiền dịch vụ và tổng tiền khách hàng phải trả. Nếu khách hàng có thắc mắc thì nhân viên cũng có thể cho khách hàng xem trực tiếp những chi phí mà khách hàng sử dụng đã lưu trên hệ thống.

Đối với người quản lý, ngoài những quyền của nhân viên, người quản lý còn có thể cập nhật tên phòng, giá phòng và loại phòng khi có sự thay đổi. Ngoài ra, người quản lý còn cập nhật thông tin và tài khoản đăng nhập của nhân viên vào hệ thống.

Hệ thống còn hỗ trợ chức năng báo cáo để nhân viên có thể báo cáo doanh thu của khách sạn theo tháng hoặc theo quý một cách chi tiết và rõ ràng.

1.2 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sự phát triển của công ngiệp dịch vụ_du lịch, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn và những phần mềm đó đã hỗ trợ khá tốt trong công tác quản lý. Qua khảo sát thưc tế chúng em thấy đối với các khách sạn lớn (2 sao trở lên và có số phòng trên 50 phòng) đại đa số đã có sử dụng phần mềm quản lý. Họ sẵn sàng bỏ ra một khoản tiền lớn(tuỳ thuộc quy mô của khách sạn) để mua những phần mềm ấy.Còn những nhà nghỉ hay những khách sạn có quy mô trung bình, vừa và nhỏ thì lại chủ yếu qủan lý thủ công (sổ sách, bảng…) và rất ít sử dụng phần mềm quản lý. Bởi công tác quản lý không nhiều, nhiều khách sạn chủ yếu chỉ có quản lý phòng và thanh toán là chính. Do đó nếu họ bỏ tiền để mua những phần mềm đầy đủ chức năng thì không những lãng phí tiền mà còn lãng phí tính năng phần mềm đem lại,do họ chỉ cần một hoặc một vài chức nằng trong phần mềm mà thôi.

1.2.1 Hiện trạng quản lý khách sạn hiện nay có một số hạn chế sau:

- Quản lý bằng sổ sách, nhân viên phải ghi chép nhiều do đó dẫn đến tình trạng nhầm lẫn.

- Quản lý trạng thái phòng bằng các công cụ vật lý (bảng lịch phòng,bảng trạng thái phòng, sổ sách…) nếu sơ ý bị tẩy xoá sẽ rất mất thời gian và đó cũng là một phần nhỏ nguyên nhân dẫn đến bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng.

- Quá trình nhập, sửa đổi thông tin khó khăn phải tẩy xoá mất thời gian lại tốn kém.

- Khi cấp trên cần những thông tin về tình hình cũng như hiện trạng phòng, nhân viên phải đi lại khá vất vả

- Phiếu ý kiến khách hàng lưu trữ kồng kềnh, nhân viên ngại ghi chép lại, ảnh hưởng đến kinh tế của khách sạn.

Tuy chỉ với quy mô trung bình, vừa và nhỏ thế nhưng những người chủ hay người quản lý đều có mong muốn được áp dụng công nghệ tin học vào trong công tác quản lý. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, chúng tôi đã mạnh dạn xây dựng phần mềm với chức năng chính là quản lý phòng nhằm giúp người quản lý cập nhật thông tin phòng một cách nhanh tróng, để từ đó không bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng của khách sạn

1.3 Người sử dụng hệ thống

Khách hàng có nhu cầu ở khách sạn có thể gọi điện để đặt phòng. Nhân viên sẽ sử dụng chương trình để ghi nhận những thông tin đặt phòng vào phiếu đăng ký: thông tin về khách hàng, số phòng đặt, loại phòng, kiểu phòng, ngày đến nhận phòng… Khách hàng cũng có thể đặt phòng ngay tại lúc đến. Nhận được các thông tin đặt phòng để đưa ra thông báo cho việc đặt phòng của khách hàng.

Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên sẽ cập nhật thêm thông tin khác vào phiếu đăng ký như: ngày đến, số lượng trẻ em, số lượng người lớn, phương thức thanh toán, số tiền trả trước, các dịch vụ được khách hàng đăng ký dịch vu…Đồng thời, nhân viên sẽ tạo khách hàng mới trong cơ sở dữ liệu. Khách hàng có thể xem các thông tin về phòng: kiểu phòng, loại phòng, giá phòng, trangbị trong phòng…, xem các thông tin về dịch vụ: tên dịch vụ, giá dịch vụ… để đăng ký.

- Khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ dựa vào phiếu đăng ký, tính ra số tiền chi phí phải trả(tiền phòng, tiền dịch vụ, tiền thuế VAT) rồi xuất ra phiếu thanh toán cho khách hàng.

- Đối với một số khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, nhân viên sẽ nhận các thong tin từ khách hàng: tên khai thuế, mã số khai thuế, địa chỉ khai thuế rồi kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên để xuất hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.

1.4 Mô tả chương trình trình

1.4.4 Các yêu cầu phi chức năng

* Giao diện hệ thống phải dễ sử dụng, trực quan, thân thiện với mọi người dùng.
* Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng.
* Tính bảo mật và độ an toàn cao.
* Tốc độ xử lý của hệ thống phải nhanh chóng và chính xác.
* Người sử dụng phần mềm có thể sẽ không biết nhiều về tin học nhưng vẫn sử dụng một cách dễ dàng nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống.
* Cấp quyền chi tiết cho người sử dụng.

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.4 Sơ đồ chức năng

Sơ đồ chức năng phần mềm quản lý khách sạn

2.1.1 Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

- Đối tượng người quản lý

Bao gồm: nhân viên lễ tân ,phòng tài vụvà những người trực tiếp sử dụng phần mềm.Trong đó người quản lý có chức năng cao nhất,có toàn quyền đối với thông tin còn người sử dụng chỉ có quyền đọc thông tin

- Đối tượng khách hàng

Phần mềm thân thiện sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin đầy đủ nhất về khách sạn và khách hàng có thể trực tiếp đóng góp ý kiến của mình cho khách sạn. Đồng thời khách hang có thể chủ động tìm kiếm thông tin về phòng và chính bản thân khách hàng.

Đáp ứng nhu cầu của 2 đối tượng trên người ta phân tích thiết kế hệ thống với các chức năng sau:

- Chức năng kiểm tra trạng thái phòng

Chức năng này không cần đăng nhập,nó cho phếp cả đối tượng khách hàng và người quản lý có thể biết được thông tin về phòng và trạng thái phòng của khách sạn thông qua “ Sơ đồ Lịch Phòng” và “ sơ đồ trạng thái phòng”

-Chức năng nhập thông tin

Chức năng này áp dụng cho người quản lý phần mềm trước khi thao tác với các thông tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thì người sử dụng phải dăng nhập vào hệ thống.Phần mềm cho phép nhiều người sử dụng khác nhau song chỉ có 1 người quản trị cao nhất có toàn quyền thao tác trên dữ liệu.

-Chức năng tìm kiếm

Hệ thống cho người quản lý và khách hàng có thể tìm nhanh những thông tin cần thiết và chính xác về trạng thái phòng của khách sạn và thông tin về khách hàng

-Chức năng in ấn

Chức năng này dành cho người quản trị để in các báo cáo, các thông báo cần thiết.