Xây Dựng Phần Mềm Quán Lý Hàng Hóa Kho Bằng JAVA

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho được áp dụng cho toàn bộ quá trình xuất..

LỜI MỞ ĐẦU

          Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học - công nghệ và những thành tựu của nó đang góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: kinh tế, quân sự, giáo dục, y tế,… Đặc biệt, trong công tác quản lý, Công nghệ thông tin (CNTT) đã khẳng định được thế mạnh rõ ràng và ngày càng thay thế các phương thức quản lý thủ công.

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau. Do vậy cách quản lý kho theo phương pháp truyền thống sẽ không còn hiệu quả.

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vận dụng kiến thức đã học để xây dựng được chương trình đã đáp ứng tương đối một số yêu cầu đặt ra như trên. Tuy do kiến thức còn hạn chế nên chương trình chắc chắn không tránh khỏi các thiếu sót, vì vậy em rất mong được sự góp ý nhắc nhở của các Thầy Cô và của các bạn để có thể từng bước xây dựng chương trình ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn.

Em xin trân thành cảm ơn các Thầy Cô trong Bộ môn Công Nghệ Phần Mềm và khoa CNTT đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐẶC TẢ BÀI TOÁN.. 5

1.1 Mô Tả Bài Toán. 5

1.2 Quản Lý Kho. 5

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.. 11

2.1 Quản Trị Hệ Thống. 11

2.2 Quản Lý Sản Phẩm.. 11

2.3 Quản Lý Kho. 12

2.4 Quản lý khách hàng. 12

2.5 Báo cáo thống kê. 12

2.6 Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng. 13

2.7 Sơ Đồ Luồng Dữ Liệu. 14

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CÁC MODULE CHƯƠNG TRÌNH.. 16

3.1 Giao Diện Và Các Form Của Chương Trình. 16

3.1.1 Form Đăng Nhập Hệ Thống. 16

3.1.2 Form Chính Của Hệ Thống. 16

3.1.3 Form Quản Lý Mặt Hàng. 17

3.1.4 Form Thông Tin Đối Tác. 17

3.1.5 Quản Lý Nhân Viên. 18

3.1.6 Form Nhập Hàng. 18

3.1.7 Form Xuất Hàng

3.1.8 Phân Công Nhiệm Vụ

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐẶC TẢ BÀI TOÁN

1.1 Mô Tả Bài Toán

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho được áp dụng cho toàn bộ quá trình xuất và nhập hàng của bộ phận kho, quá trình quản lý sắp xếp, phân bố vị trí trong kho. Công việc chính của bộ phận kho gồm: nhập hàng, xuất hàng, phân bố vị trí trong kho, quản lý thông tin hàng trong kho, hàng tồn. Hàng hóa thuộc kho không chỉ là các hàng doanh nghiệp nhập từ các doanh nghiệp, đơn vị khác mà cả hàng hóa sản phẩm tồn chưa bán được, hàng hóa là tài sản cố định thuộc công ty

1.2 Quản Lý Kho

Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng, theo dõi số lượng hàng tồn kho.

Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hóa bị hư hỏng, sắp hết hay quá hạn, khi đó phải đề xuất ban điều hành có kế hoạch xử lý.

Từ yêu cầu bài toán quản lý kho đáp ứng được những quy trình cụ thể sau :

·        Quy trình nhập kho

-  Điều kiện nhập hàng

+ Bộ phận nhập hàng đã có hàng, giấy tờ liên quan như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng nếu có, các hóa đơn, chứng từ, danh sách các mặt hàng.

+ Bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh biết các thông tin số hàng nhập, số hàng tồn, sức chứa trong kho.

+Bộ phận kho nhận được các chứng từ, thông báo, hợp đồng …. Về số hàng cần nhập.

- Nhập sơ bộ

+ Hàng được nhập với nguyên hiện trạng trong lô, gói, niêm phong lại.

+ Bộ phận quản lý kho và bộ phận nhập khẩu thực hiện các thủ tục chuyển giao như kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo cáo sơ bộ về việc kiểm tra của đơn vị nhập hàng.

+Nếu một tình huống bất định xảy ra như: bộ phận quản lý kho, bộ phận nhập hàng không thực hiện việc chuyển giao, hàng sẽ bị niêm phong, bộ phận kho sẽ có thông báo hoặc khiếu nại với bộ phận liên quan.

-  Kiểm tra trạng thái hàng

+Bộ phận kho (thủ kho) kiểm tra chi tiết đối với các sản phẩm: tình trạng sản phẩm, số lượng, mã số đã có, cấu hình và chi tiết các thành phần. Việc kiểm tra sẽ phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn nhau giữa hai bên.

 +  Nếu các sản phẩm đầy đủ các thông tin giống hóa đơn thì thực hiện việc tạo mã cho sản phẩm để lưu vào kho.

+ Nếu các sản phẩm: Sai về mã số hàng, tình trạng, cấu hình, các thành phần không đúng với hóa đơn xuất thực hiện thông báo lại cho các bộ phận nhập hàng, kế toán, thông báo cho cơ quan vận chuyển, chuyển fax, nhà cung cấp. Có thể lưu sản phẩm đó lại hoặc gửi trả đối với nhà cung cấp.

-  Nhập thông tin hàng

+Mã số hàng có thể được đánh bằng tay hoặc bằng barcode. Mã số phải đánh chuẩn. Đối với việc tạo mã bằng barcode thì mã số được tạo ngay khi kiểm tra sản phẩm, mã này được tạo và lưu ngay khi đọc. Với một số loại sản phẩm giá trị nhỏ, kích thước, cấu hình không lớn cho phép tạo mã theo nhóm, loại. Việc tạo mã có thể không cần thiết khi hai bên nhập và xuất thống nhất tải file dữ liệu cho nhau hoặc truy xuất dữ liệu giữa hệ thống hai bên

Chú ý: Khi bên xuất đã niêm phong lô hàng hoặc đóng gói và chắc chắn gói hàng đó đã tạo mã việc tạo mã sẽ không phải thực hiện.

+ Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất cả các thông tin và hiện trạng của hàng.

-  Bộ phận kho đưa hàng vào kho và phân bố vị trí

+Điều kiện trước khi đưa vào kho: Các sản phẩm phải có mã số đầy đủ đúng quy định. Nếu sai sản phẩm đó sẽ được đưa ra ngoài để tạo lại mã.

+ Cách phân phối sản phẩm trong kho: Các sản phẩm được phân phối trong kho phải theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí ngăn nắp, phân chia theo các khu vực cụ thể và tùy theo tính chất nhạy cảm của công việc, theo dòng, loại sản phẩm.

+Tạo sơ đồ bố trí sản phẩm để dễ thấy và dễ tìm

-  Lập báo cáo

+Báo cáo thống kê các hàng mới vào, báo cáo thống kê các hàng cũ đã xuất trong kho theo ngày cho phụ trách văn phòng.

+Báo cáo cho phòng kinh doanh.

+Báo cáo thống kê về sản phẩm nhập, tình trạng, sản phẩm xuất, liệt kê phân loại các sản phẩn sai, hỏng cho bộ phận kế toán để họ cân đối.

-Điều bổ xung

+ Sẽ xảy ra trường hợp khi hàng chưa được đưa vào kho sẽ phải xuất. Trong trường hợp này hàng sẽ được kiểm tra và đưa ra xuất với điều kiện có sự xác nhận của trưởng phòng. Khi đó các thủ tục sẽ được giải quyết.

+ Nếu các đơn vị, kho trong cùng một công ty việc xuất nhập hàng chỉ cần các chứng từ xuất và chuyển giao đến đơn vị đó. Nếu là các đơn vị hoặc các kho ở các công ty hoặc các nơi khác nhau buộc phải có hóa đơn xuất và chứng từ liên quan.

·        Quy trình xuất kho

-Mô tả:

Việc xuất hàng có thể rất nhiều hình thức khác nhau:

+ Xuất hàng theo đơn đặt hàng

+ Xuất hàng tồn kho, thanh lý các hàng hóa sản phẩm bị hỏng

+ Xuất hàng phục vụ cho quá trình giới thiệu quảng cáo, tư vấn sản phẩm

+Xuất hàng sử dụng cho chính các đơn vị thuộc công ty (xuất nội bộ)

+ Xuất hàng trả lại nhà cung cấp khi hàng đã nhập không đủ tiêu chuẩn hoặc do hỏng trong thời gian bảo hành.....

Do tính chất công việc kinh doanh trong một doanh nghiệp các bộ phận khác như bộ phận kinh doanh, bộ phận sửa chữa, bộ phận bảo hành, bộ phận kế toán phải liên tục cập nhật các thông tin từ kho. Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa vật tư các đơn vị sẽ lập phiếu dự trù vật tư nộp cho bộ phận kho có sự xác nhận của bộ phận kế toán. Bộ phận kho xem xét và duyệt các thông tin về số lượng, chủng loại vật tư, quy cách, thời gian cung cấp.

Nếu trong kho có đầy đủ các thông tin yêu cầu :

Bộ phận kho thực hiện làm phiếu xuất hàng(có mẫu), kiểm tra hàng, đóng gói, chuyển và xác nhận đã giao hàng cho bộ phận giao hàng hoặc các bộ phận liên quan.

                   Nếu trong kho không có đầy đủ các thông tin yêu cầu :

Bộ phận kho thực hiện gửi các thông tin về tình hình nhu cầu và hiện tại kho cho cấp trên. Lập phiếu mua hàng gửi nhà cung cấp về số lượng chủng loại, chất lượng, quy cách , thời gian giao hàng. Bộ phận kho thực hiện việc nhập kho và bảo quản vật tư để chuẩn bị cung ứng vật tư cho các đơn vị liên quan. Thực hiện xuất kho cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu. Các phiếu xuất thường có sự xác nhận của thủ kho và các bộ phận liên quan như kế toán, phòng kinh doanh. Các phiếu xuất khi chưa có sự xác nhận của thủ kho thì hàng chưa được xuất kho ra ngoài

·        Tính toán sản phẩm tồn kho

- Mô tả :

Trên cơ sở thông tin hàng nhập, thông tin hàng xuất, thời gian quy định lưu trữ, thời gian bảo hành, thời gian tính khấu hao..... Bộ phận kho cân đối để tính ra hàng là tồn kho.

Kiểm tra: Nhân viên kho hoặc thủ kho kiểm tra các thông tin thực về các mặt hàng sản phẩm trong kho.

Thống kê: Nhân viên thống kê tổng hợp và chi tiết các hàng hóa, sản phẩm trong  kho tính toán trên cơ sở các thông tin hàng nhập vào, hàng xuất ra, các sản phẩm lưu đọng hàng tuần, hàng tháng...

Báo cáo: Trên cơ sở thông tin của đã thống kê nhân viên kho lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết về hàng tồn kho gửi cấp trên theo tuần,tháng hoặc quý.

CHƯƠNG II: PHÂNTÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Quản Trị Hệ Thống

·        Chức năng quản lý vai trò

Quản lý các vai trò sử dụng trong hệ thống

-         Thêm vai trò

-         Sửa vai trò

-         Xóa vai trò

-         Phân chức năng cho vai trò

·        Thay đổi mật khẩu : Cho phép người sử dụng đổi mật khẩu để bảo mật hơn, yêu cầu người dùng phải nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới khi thay đổi.

·        Lưu vết hoạt động người dùng :

Cho phép quản lý mọi hoạt động của người dùng trong hệ thống, thông tin họat động cụ thể của người dùng: thời gian, chức năng thực hiện của người dùng cụ thể trong chương trình theo tài khoản mà người dùng đăng nhập vào hệ thống

2.2 Quản Lý Sản Phẩm

·        Quản lý mẫu sản phẩm : Quản lý các thông tin liên quan đến sản phẩm như loại sản phẩm, các nhóm sản phẩm, các thuộc tính chung của nhóm sản phẩm, các hỗ trợ đi kèm, các linh kiện, phụ kiện tương thích với sản phẩm,các thông tin lịch sử sản phẩm.

·        Quản lý nhãn hiệu sản phẩm : Phân chia theo nhãn hiệu sản phẩm.

·        Quản lý thuộc tính sản phẩm : Các tính chất chung của sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm như màu sắc, hình dáng, cân nặng, số seri, mã số, giá, nhà cung cấp, nơi sản xuất( nhãn hiệu của nhà sản xuất…).

·        Quản lý nhà sản xuất : Thực hiện việc quản lý các thông tin của nhà sản xuất. Đặc biệt là các thông tin liên hệ với nhà sản xuất là cơ sở cho các tác vụ bảo hành và sửa chữa.

·        Quản ly nhà cung cấp : Thực hiện việc quản lý danh mục nhà cung cấp cho phép lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp hàng hóa sản phẩm cho doanh nghiệp, phục vụ cho các tác vụ lập các hóa đơn chứng từ liên quan đến nhà cung cấp, theo dõi hợp đồng.

·        Linh kiện : Các thành phần cấu thành nên sản phẩm

Linh kiện có thể như một sản phẩm có chức năng riêng và được sử dụng trong sản phẩm khác hoặc độc lập sử dụng. Linh kiện là đơn vị có thể coi là nhỏ nhất cấu thành nên sản phẩm

2.3 Quản Lý Kho

·        Nhập kho : Nhập sản phẩm hoặc linh kiện vào kho theo phiếu nhập kho, số lượng nhập, sản phẩm nhập, nhãn hiệu sản phẩm, nơi sản xuât, nơi cung cấp, ngày nhập kho

·        Xuất kho : Nhận yêu cầu xuất, lập phiếu xuất, ngày xuất, sản phẩm xuất, số lượng xuất, xuất cho đơn vị nào, cho công ty nào, người xuất.

·        Thống kê sản phẩm trong kho : Kiểm  kê sản phẩm tồn kho

·        Thống kê linh kiện trong kho : Kiểm kê linh kiện còn trong kho

2.4 Quản lý khách hàng

·        Thực hiện quản lý khách hàng nhằm lưu trữ các thông tin các khách hàng đã mua sản phẩm phục vụ cho quá trình đánh giá về các khách hàng, sự tin cậy và tiềm năng của khách hàng đó. Đồng thời cũng phục vụ cho các tác vụ lưu trữ thông tin các hóa đơn, các cuộc giao dịch.

2.5 Báo cáo thống kê

·        Báo cáo quá trình nhập xuất, ngày nhâp và xuất sản phẩm, thông tin về sản phẩm, sản phẩm nhập và xuất do ai phụ trách, thống kê sản phẩm còn trong kho để từ đó người quản lý biết được sản phẩm trong kho còn hay hết để đưa ra biện pháp nhâp hàng mới

2.6 Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng

Sơ đồ phân cấp chức năng

2.7 Sơ Đồ Luồng Dữ Liệu

·      Sơ đồ luồng dữ liệu nhập kho (DFD)

Mô hình DFD

  Mô tả :

1.Bộ phận nhập kho lập phiếu nhập, ngày nhập, loại sản phẩm nhập

2.Bộ phận điều hành kho lập phiếu nhập

3.Bộ phận nhập kho điều chỉnh phiếu nhập, thông tin về phiếu nhập như, ngày nhập, số lượng nhập

4.Lấy thông tin từ phiếu điều chỉnh nhập kho

5.Gửi thông tin để điều chỉnh phiếu nhập kho

6.Nhập thông tin sản phẩm, lượng sản phẩm nhập

7.Sản phẩm được nhập từ kho của công ty khác

8.Nhập sản phẩm từ nhà cung cấp

9.Lấy yêu cầu báo giá về sản phẩm

10.Gửi báo giá cho phòng kế toán

Sơ đồ luồng dữ liệu xuất kho

Sơ đò xuất nhập kho

·        Mô tả :

1.Bộ phận nhập kho lập phiếu nhập

2.Bộ phận điều hành quản lý kho lập phiếu

3.Điều chỉnh phiếu xuất kho

4.Lấy yêu cầu từ phiếu xuất

5.Lấy thông tin điều chỉnh phiếu xuất

6.Xuất sản phẩm, mã loại sản phẩm, số lượng

7.Xuất sản phẩm cho khách hàng

8.Xuất cho kho thuộc công ty khác

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CÁC MODULE CHƯƠNG TRÌNH

3.1 Giao Diện Và Các Form Của Chương Trình

3.1.1  Form Đăng Nhập HệThống

Giao diện đăng nhập

3.1.2 Form Chính Của Hệ Thống

Quản lý xuất nhập kho 

3.1.3 Form Quản Lý Mặt Hàng

Quảng lý xuất nhập kho

Liên hệ ngay để được hỗ trợ:

Điện thoại: 0976 148 368  – 0974.248.842

Email: citechnhatrang@gmail.com

Đăng ký trực tiếp tại:

Trung Tâm Đào Tạo CNTT CITECH 

Địa chỉ: Số 09 (Số 148B cũ), đường Mai Xuân Thưởng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang

(Đối diện sân Tennis - Trường ĐH Thông tin liên lạc)